Вход

Логин:
Пароль:

   

Как меньше платить налогов


Экономика и финансы


Разное


Авто


Чем нас травят


Аренда


Работа


Потребителям


Транспорт


Медицина


Наши соседи


Настоящим мужикам


Как выбить долг


Магазины


Водочка


Страхование


Предпринимателям


ДТП


Победи ГАИшника


Пассажирам


Законодательство


Туристам


Мошенники


Адвокаты и юристы


Шарлатаны


Интернет


Будущим арестантам


Только для женщин


Как выполнить решение суда



КАК СДАТЬ АВТОМОБИЛЬ В РЕМОНТ


Проход по ссылкам навигацииВ знании - сила !!! > Архив статей > Статья

03.05.10 |  Предпринимателям |  Утеря и утрата бухгалтерских документов-наказание.

От утери первичных документов не застрахован никто. О том, чем грозит предприятию утеря первичной документации и что необходимо сделать для ее восстановления, будет идти речь в этой публикации.

Роль первичных документов в учете и порядок их хранения
В соответствии с п. 8.1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее - Закон № 996) бухгалтерский учет на предприятии ведется непрерывно со дня регистрации и до ликвидации, а основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций служат первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций (п. 9.1 Закона № 996). Предприя­тие само обеспечивает надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета на протяжении установленного срока (п. 9.7 Закона № 996).

Ответственность за обеспечение сохранности обработанных документов, регистров и отчетности на протяжении установленного срока, но не менее трех лет (срок хранения первичных документов рассмотрен нами в «ШБ» № 3/2006 стр. 35-37), несет владелец или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами (п. 8.3 Закона № 996).

Порядок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями независимо от форм собственности (кроме банков) определен «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88 (далее - Положение № 88).

Предприятие обязано обеспечить сохранность первичной документации. В соответствии с п. 6.2 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах, под ответственностью лиц, назначаемых главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обес­печивают их сохранность (п. 6.3 Положения № 88).

В соответствии с п. 6.7 Порядка № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Порядок документального оформления утери документов

В соответствии с п. 6.10 Положения № 88

В случае утери или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта отправляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции - предприятиями и местному финансовому органу - учреждениями, в 10-дневной срок.

Сообщать или не сообщать о пропаже документов в правоохранительные органы, решает руководитель. Это зависит от причин, объемов и значимости, а также возможности восстановления утерянных документов. Если, например, произошла кража со взломом и уничтожены учредительные документы, то сообщить в милицию необходимо, а если пропала папка с текущей информацией, которую можно восстановить без особого труда, то проще обойтись «своими силами», тем более, если это не умышленная утеря.

Органы милиции, приняв заявление, будут проводить свое расследование, и делать надлежащие выводы. В своем письме от 11.03.02 г. № 10-197 Госкомархив Украины предлагает в случае неумышленного уничтожения или утери документов на предприятии принять меры, предусмотренные пп. 4.5.4 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций», утвержденных приказом Госкомархива Украины от 16.03.2001 г. № 16 (далее - Правила № 16). В соответствии с пп. 4.5.4 Правил № 16 в случае выявления недостачи документов и дел соответствующими структурными подразделениями предприятия осуществляется их розыск.

При отрицательном результате розыска руководитель предприятия утверждает акт о недостаче документов (приложение 6), назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел. Правда, пп. 4.5.4 Правил № 16 предусматривает, что на предприятии есть архив, но создание архива является правом, а не обязанностью предприятия (ст. 32 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII). А вот в случае неумышленного уничтожения или утери документов физическим лицом - субъектом предпринимательской деятельности, не имеющим наемных работников, письменно уведомить соответствующие контролирующие органы необходимо (письмо № 10-197 Госкомархива), так как подтвердить при необходимости факт потери документов у самого себя ему будет проб­лематично.

Состав комиссии также определяется в зависимости от размеров и причины происшествия. В состав комиссии обычно входят работники бухгалтерии (кроме лиц, непосредственно причастных к пропаже документов), а также специалистов, которые могут определить причины и последствия произошедшего (юрист, инженер по технике безопасности, служба охраны и др.).

К участию в работе комиссии привлекаются в зависимости от причин пропажи:

- в случае стихийного бедствия - территориальное управление МЧС;

- в случае пожара - пожарная служба;

- в случае затопления - коммунальная служба;

- в случае кражи - органы МВД.

При значительных объемах пропавших документов к участию в комиссии могут также привлекаться независимые эксперты (аудиторы, оценщики и т.п.).

В любом случае состав комиссии должен быть не менее трех человек. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем. В акте приводится перечень пропавших документов. Прилагаются акты соответствующих служб, если они вызывались на место проишествия. Кроме того, прилагаются объяснительные записки лиц, ответственных за хранение утерянных документов (главный бухгалтер, делопроизводитель и др.). Копия акта в десятидневный срок направляется в вышестоящий орган (если он есть), а также в государственную налоговую инспекцию по месту регистрации.

Рассмотрим пример.

На предприятии ООО «Огонек» в ходе ревизии законченных дел за 2005 год главным бухгалтером 22.02.06 г. было обнаружено, что пропала папка с банковскими документами за март 2005 года и папка с накладными от поставщика ООО «Сигнал» за июнь 2005 года. Главный бухгалтер сообщил о происшествии руководителю, изложив в служебной записке от 22.02.06 г. обстоятельства дела - обе папки находились в работе и вовремя не были возвращены бухгалтером материального отдела Дудко А.И., в момент ревизии выявлена пропажа обеих папок.

Руководитель принял решение не сообщать о пропаже в милицию, а разобраться силами предприятия. 22.02.06 г. своим приказом руководитель назначает комиссию по расследованию пропажи бухгалтерских документов, выявленных в ходе ревизии, в составе главного бухгалтера, начальника службы безопасности и председателя профсоюзной организации, поручает им расследование и определяет срок расследования - с 22.02.06 г. по 24.02.06 г.

Комиссия установила перечень пропавших документов и провела расследование в установленные сроки. В ходе расследования документы не найдены. Комиссия пришла к выводу, что утеря документов произошла неумышленно в процессе передачи в феврале 2006 г. в соответствии с актом № 1 от 02.02.06 г. документов за 2000-2002 годы, подлежащих уничтожению, предприятию по заготовке вторсырья. Результаты расследования с объяснительными всех работников предприятия, причастных к пропаже (работники бухгалтерии и делопроизводитель), в форме акта результатов расследования 24.02.06 г. предоставлены руководителю.

Руководитель 27.02.06 г. утверждает акт, своим приказом от 27.02.06 г. обязывает главного бухгалтера в двухнедельный срок восстановить утерянные документы, и направляет 28.02.06 г. копию акта с копией приказа о восстановлении документов в налоговую инспекцию по месту регистрации.

Последствия утери первичной документации

Административная ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрена административная ответственность. Так, в соответствии со ст. 1863 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х (далее - КУоАП) привлечь к административной ответственности должностных лиц предприятия за «необеспечение надлежащего состояния первичного учета» могут органы государственной статистики (админштраф от 10 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан).

Еще один админштраф в размере от 5 до 10 необлагаемых минимумов доходов граждан предусмотрен ст. 1631 КУоАП «за отсутствие налогового учета и за нарушение должностными лицами порядка ведения налогового учета» (вести налоговый учет обязан налогоплательщик, который является плательщиком налога на прибыль).

В этом случае протокол об административном правонарушении составляют органы налоговой службы (п. 1 ст. 255 КУоАП), а админштраф налагает суд (ст. 221 КУоАП). Факт осуществления административного правонарушения устанавливается в процессе или по результатам проверки предприятия.

В соответствии со ст. 36 КУоАП при совершении одним лицом нескольких административных правонарушений админштраф налагается за каждое правонарушение отдельно. В случае совершения лицом нескольких видов правонарушений, дела о которых одновременно рассмат­риваются должностным лицом одного и того же органа, админштраф налагается в пределах наибольшего размера штрафа за совершенное правонарушение.

Следует помнить, что в соответствии со ст. 22 КУоАП при малозначимости совершенного административного правонарушения админштраф не налагается, а должностные лица при рассмотрении административных материалов ограничиваются устными замечаниями.

А вот преднамеренное уничтожение документов преду­сматривает уголовную ответственность. Так, в соответствии со ст. 357 Уголовного кодекса Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III преднамеренное уничтожение, повреждение или укрывательство документов, совершенное в корыстных целях или в других личных интересах, караются штрафом до 50 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан или лишением свободы сроком до трех лет.

«Налоговая» ответственность

Если вы, например, плательщик единого налога по ставке 10%, то восстанавливать или нет утерянные документы решает руководитель и требования налоговой инспекции относительно возобновления предприятием утерянной документации являются безосновательными, поскольку это не входит в ее полномочия в соответствии со ст. 11 Закона «О государственной налоговой службе в Украине» от 04.12.90 г. № 509- XII. А вот если вы плательщик налога на прибыль на общих основаниях да к тому же еще и плательщик НДС, то от восстановления утерянных документов вам никуда не уйти. В противном случае утеря первичной документации может обернуться для вас налоговыми штрафами.

Минфин в своем письме от 28.10.03 № 31-04200-30-29/ 4479 «Относительно утери или уничтожения первичных документов предприятия» разъясняет, что в соответствии с пп. 5.3.9 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР (далее - Закон № 334)

Не входят в состав валовых расходов любые расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета. Формирование объектов налогообложения осуществляется на основе записей в первичных учетных документах с проведением следующих корректировок в соответствии с правилами налогового учета, установленных законами по вопросам налого­обложения.

В случае утери, уничтожения или повреждения указанных документов налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и осуществить мероприятия, необходимые для возобновления таких документов. Письменное заявление должно быть отправлено до/или вместе с подачей расчета налоговых обязательств отчетного перио­-да.

Если налогоплательщик не подаст в такой срок письменное заявление и не возобновит указанные документы до истечения налогового периода, который наступает за отчетным, неподтвержденные соответствующими документами расходы не признаются валовыми расходами и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в установленном порядке. Если налогоплательщик возобновит указанные документы в следующих периодах, подтвержденные расходы (с учетом уплаченной пени) включаются в валовые расходы налогового периода, на который приходится такое возобновление.

Если вы плательщик НДС, то в соответствии с пп. 7.4.5 Закона Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР (далее - Закон № 168) Не подлежат включению в состав налогового кредита суммы уплаченного (начисленного) налога в связи с приобретением товаров (услуг), не подтвержденные налоговыми накладными...

В случае если на момент проверки налогоплательщика органом государственной налоговой службы суммы налога, предварительно включенные в состав налогового кредита, остаются не подтвержденными указанными этим подпунктом документами, налогоплательщик несет ответственность в виде финансовых санкций, установленных законодательством, начисленных на сумму налогового кредита, не подтвержденную указанными этим подпунктом документами.

Восстановление первичных документов в учете

Установив перечень утерянной документации, можно начать ее восстановление. Если утеряны уставные документы, то следует обратиться к государственному регистратору для выдачи выписки из Единого госреестра, которая в соответствии со ст. 21 Закона Украины от 15.05.03 г. № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц и физичес­ких лиц - предпринимателей» (далее - Закон № 755) выдается юридическому лицу или физическому лицу - предпринимателю по их письменному запросу на протяжении двух рабочих дней с даты подачи этого запроса.

В соответствии со ст. 11 Закона № 755 п. 3 в регистрационном деле, которое заводится на юридическое или физическое лицо - предпринимателя, после внесения в Единый госреестр записи об их регистрации, находятся в частности документы, которые подаются для проведения государственной регистрации юридического лица, в частности один экзем­пляр оригиналов учредительных документов.

А п. 6 ст. 11 Закона № 755 оговорено, что право доступа к документам, которые находятся в соответствую­-щем регистрационном деле, имеют учредители (участники) юридического лица, физический лицо - предприниматель, а также уполномоченные ими лица на основании письменного заявления и работники контролирующих и правоохранительных органов на основании соответствующего письменного запроса, если такой запрос подается в связи с осуществлением ими пол­-номочий, которые определены законом.

Если утеряны банковские документы, то делается письменный запрос в обслуживающий вас банк. В ответ на ваш запрос банк предоставит выписку-реестр о проведенных за указанный в запросе период операциях по текущим счетам и копии платежных поручений. На основании полученных документов можно восстановить бухгалтерский учет движения средств по текущим счетам, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк.

Если утеряны первичные документы по расчетам с контрагентами, то в этом случае к постоянным покупателям и поставщикам можно также письменно обратиться с просьбой предоставить копии утерянных договоров, накладных, счетов, счетов-фактур, актов, и произвести сверки взаимных расчетов. Сложнее получить необходимые копии от разовых контрагентов. Если хотя бы сохранились сведения о кодах ОКПО, то в этом случае также можно обратиться к государственному регистратору с письменным запросом о выдаче выписки из Единого госреестра, т.к. в соответствии со ст. 20 Закона № 755 эти сведения являются общедоступными, за исключением идентификационных номеров физлиц налогоплательщиков. А затем уже на основании полученных данных, связываться с этими поставщиками и покупателями с просьбой о выдаче копий утерянных документов.

Если утеряна налоговая отчетность, то предприятие может обратиться непосредственно к руководителю налоговой инспекции с письменным заявлением с просьбой предоставить копии всех утерянных отчетов и налоговых деклараций. К заявлению целесообразно приложить акт комиссии с перечнем утерянных документов и указанием причин их потери. Правда, в обязанность налоговой инспекции не входит предоставление соответствующих копий документов.

На основании полученных копий документов предприятие может возобновить оригиналы собственных выходных первичных документов и сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета.

Если же все-таки первичные документы не удалось восстановить в полном объеме (например, кто-то из прежних партнеров ликвидирован как юридическое лицо), тогда нужно быть готовым к самостоятельному осуществлению соответствующих налоговых корректировок (уменьшение валовых расходов, исключение налогового кредита).

Рассмотрим пример.

Предприятие «Прибой» в 4-м квартале 2005 года обнаружило утерю первичных документов, отражающих отношения с поставщиками, за 2004 год и вместе с Декларацией о прибыли за 2005 год подало в налоговую инспекцию заявление о пропаже документов с приложением копии акта о результатах расследования по форме приложения 6 к пп. 4.5.4 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций», утвержденных приказом Госархива Украины от 16.03.01 г. № 16 и копии приказа руководителя предприятия о сроке восстановления утерянных документов.

Возникает несоответствие между п. 6.10 «Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденном приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88 (см. «ШБ» № 5/2006 стр. 33) и пп. 5.3.9 Закона № 334 относительно сообщения о пропаже в налоговые органы. Но так как в Законе № 334 прямо указано на случай утери документов и, что совсем не маловажно, он более лоялен к налогоплательщику, то мы воспользуемся нормой Закона № 334.

В этом случае предприятие «Прибой» как налогоплательщик в соответствии с пп. 5.3.9 Закона № 334 получает налоговую отсрочку на время следующего отчетного налогового периода для возобновления утерянной первичной документации и возможности сохранения валовых расходов, т.е. до 1-го квартала 2006 года. На протяжении этого периода налогоплательщик обязан восстановить все утерянные документы, о чем сообщить письменно при подаче Декларации о прибыли за 1-й квартал 2006 года.

Если по каким-либо причинам не удалось восстановить утерянные документы, то в Декларации по прибыли за 1-й квартал 2006 года необходимо неподтвержденные соответствующими документами расходы исключить из валовых расходов и на сумму недоплаченного налога насчитать пеню в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза (пп. 5.3.9 Закона № 334), а также письменно сообщить в налоговую, приложив бухгалтерскую справку об исключении неподтвержденных расходов из валовых расходов.

Если же налогоплательщик восстановит эти документы в будущем, он имеет право в периоде их восстановления отнести подтвержденные расходы (с учетом оплаченной пени) на валовые расходы. Это предусмотрено пп. 5.3.9 и пп. 5.2.6 Закона № 334, в котором указывается, что на валовые расходы могут быть отнесены суммы расходов, не включенные в состав валовых расходов прошлых отчетных налоговых периодов в связи с потерей, уничтожением или повреждением документов, установленных правилами налогового учета, и подтверждены такими документами в отчетном налоговом периоде.

Так как в Законе № 168 прямо не указано, что делать в случае утери документов, то в этом случае можно сразу исключить из налогового кредита суммы, не подтвержденные утерянными налоговыми накладными уже в следующем отчетном периоде (месяце или квартале, в зависимости от выбранного периода). А можно сначала попытаться восстановить утерянные документы, и только в случае невосстановления исключить неподтвержденный налоговыми накладными налоговый кредит по НДС, т.к. в пп. 7.4.5 Закона № 168 прямо сказано: финансовые санкции наступают только в случае выявления неподтвержденного налогового кредита в ходе налоговой проверки.

 

 

 

 

Автор: Марина Тарасова

dokumenty.com.ua


Комментарии



Добавить Комментарий

Введите сумму чисел

Правый баннерhttp://posovesti.com.ua/NewsList.aspx